Negli ultimi anni Laboratorio delle Idee si è trovato a gestire eventi con regie articolate o con diverse migliaia di ospiti.
L’esigenza di dover garantire la sicurezza, rispettando le capienze delle location, e garantire flussi agili smaltendo la coda in tempi celeri, abbiamo cominciato a lavorare con software di guest management che potessero generare QR code nominali per ogni ospite invitato.
Soprattutto quando si attendono ospiti internazionali, anche un accredito tramite tablet può richiedere tempo perché prevede sempre che il personale comprenda il nome dell’ospite da ricercare nella lista. Persino 30 secondi per ospite sono troppi se si hanno davanti un centinaio di persone in attesa.
Con il sistema QR code, ogni ospite mostra all’ingresso il suo codice e per il personale è sufficiente scannerizzarlo con il proprio telefono per accoglierlo all’evento.
Interessante è anche la possibilità di inviare anche l’invito con lo stesso sistema, per collegare la conferma di partecipazione nel campo RSVP con il database che poi genererà i codici. In questo modo, oltre a ridurre i mittenti di comunicazioni agli ospiti, si consentendo agli invitati stessi di fornire l’indirizzo cui far recapitare il QR code, evitando di ricorrere all’importazione manuale della lista.
In sede di evento, tutti i device con accesso al sistema sono collegati e chiunque dello staff può controllare se un ospite è entrato o meno e quante persone sono entrate all’evento in tempo reale.
Abbiamo sperimentato questo sistema ormai in diverse occasioni e se l’evento richiede velocità di accesso insieme a un controllo rigoroso degli ospiti, ci affidiamo a questo ormai consolidato sistema.
